Wissensmanagement im Mittelstand

Warum sich Wikis in Unternehmen lohnen

12.09.11 - ibusiness.de
Im Zuge des Wandels zu Wissensgesellschaften sehen sich viele Unternehmen vor einer neuen Herausforderung: um wettbewerbsfähig bleiben zu können, müssen sie auf Wissensmanagement setzen. Eines der mächtigsten Werkzeuge zur kollaborativen Wissenskonstruktion sind Wikis. Wie effektiv der Einsatz von Wikis in Unternehmen ist, verdeutlicht die Analyse zur kollaborativen Wissenskonstruktion im journalistischen Umfeld. Jedoch besteht hier auch noch Aufklärungsbedarf.

Wissen wird in Unternehmen - und damit auch in Verlagen - häufig als Machtfaktor verstanden. Redaktionelles Wissensmanagement findet in Unternehmen allenfalls halbherzig statt. Hier machen auch die Unternehmen keine Ausnahme, für die Wissen die Kernware ausmacht: Die Verlage. Doch an ihnen lässt sich exemplarisch herausarbeiten, wann Wikis erfolgreich eingesetzt werden können - und wo die Hemmschuhe lauern.

Mangelnde Wissenskultur in Redaktionen ist auf mehrere Ursachen zurückzuführen: Da die Journalismuskultur in Deutschland nicht von Gründlichkeit oder Exklusivität geprägt ist, sehen sich gerade jüngere Journalisten oft als 'Medienproduzenten' mit geringem Anspruch an Qualitätsjournalismus. Die Verlagsgeschäftsführung mancher Häuser betrachtet Journalismus als ein flüchtiges Geschäft und ergreift keine Maßnahmen zur langfristigen Wissenssicherung. Hinzu kommt, dass viele Journalisten betriebswirtschaftlich geprägten Management-Methoden abwehrend oder zumindest skeptisch gegenüberstehen. Dabei ist Wissen im Journalismus Rohstoff und schließlich auch Endprodukt.

In der idealisierten Umgebung einer Alleinredaktion geht der Großteil des redaktionellen Wissens verloren, wenn ein Redakteurswechsel vollzogen wird. Dies ist praktisch natürlich nie der Fall, da in den meisten Redaktionen zumindest
rudimentäre Strukturen redaktioneller Wissensbewahrung existieren. Allerdings ist der Wissensfundus in Medienbetrieben "so enorm, dass er nicht en passant weitergegeben werden kann".

Eine zeitgemäße, ganzheitliche Wissensmanagement-Strategie kann helfen, redaktionelles Wissen langfristig zu sichern und verfügbar zu machen. Dabei sind soziale Softwaresysteme wie Wikis optimal, um Aufwand und Kosten dieser Maßnahmen minimal zu halten. Sie sind als Teil des Wissensmanagements ideal für kollaborative Wissenskonstruktion geeignet.

Unternehmensinterne Wikis

Zum unternehmensinternen Wissensaustausch haben sich Unternehmenswikis (Enterprise Wikis) etabliert. Sie werden zunehmend genutzt, um - je nach Unternehmensart und -größe - herkömmliche zentrale Wissensmanagementsysteme zu ersetzen oder zu ergänzen. Da Wissen in Prozessen, die wissensintensiv sind, nicht linear sondern dynamisch und sozial eingebettet vorliegt, eignen sich Wikis im Gegensatz zu herkömmlichen Wissensmanagementsystemen besser, weil das 'statische Systemdilemma' herkömmlicher Systeme nicht existiert. Informationen können geteilt oder zusammengeführt, neu geordnet
und angepasst werden. Enterprise Wikis haben klare Vorteile:

• Sie können die Tür zum System sein und als Portal auf alle weiteren relevanten Programme verweisen (Adressdatenbank, unternehmensspezifische Anwendungen, etc.)
  
• Sie können das EMail-Aufkommen verringern
  
• Sie bieten die Möglichkeit, bestehende Inhalte neu zu strukturieren
  
• Sie sorgen für Konsens
  
• Sie können zugangsspezifisch angepasst werden

In einigen Redaktionen haben sich bereits Redaktionswikis etabliert. Norbert Gronau und Claudia
Müller sprechen in ihrem Buch 'Web 2.0 in der Unternehmenspraxis' von den sieben Wiki-Gestaltungsprinzipien,
die erfolgreiches Wissensmanagement bedingen:

1. Offenheit (Wissen frei verfügbar)
   
2. Inkrement (Strukturen entwickeln sich abhängig von Bedürfnissen)
   
3. Organik (dynamischer Kontext)
   
4. Einfachheit (geringe Nutzungsbarrieren)
   
5. Präzision (Objektivität durch permanente Qualitätskontrolle)
6. Nachvollziehbarkeit (Versionierung der Seiten)
   
7. Konvergenz (Zusammenführung redundanten Wissens)

Motivation und Nutzungsmotive

Mehr noch als bei der Mitarbeit an einem öffentlichen Wiki wie Wikipedia stellt die Mitarbeit an einem Unternehmens- oder Redaktionswiki (die ja in der Regel während der Arbeitszeit geschieht) viele Menschen vor eine Situation wechselseitiger Abhängigkeit, ein 'soziales Dilemma'. Dabei steht die Frage im Vordergrund, ob sich Zeitverbrauch und Nutzen einer Tätigkeit die Waage halten: Denn je mehr Wissen geteilt wird, umso mehr Zeit und Anstrengung muss investiert werden, um es für andere verständlich niederzuschreiben.

Wenn alle Mitarbeiter sich am Wiki beteiligen, ist die Gruppe besser gestellt, als wenn jeder Mitarbeiter sein Wissen für sich behält. Dennoch ist der Einzelne theoretisch besser gestellt, wenn er sein Wissen für sich behält. Behalten allerdings alle Mitarbeiter ihr Wissen für sich, enthält das Wiki keine oder nur wenige Informationen, und jeder muss sich die Inhalte selbst erarbeiten, wodurch er wiederum schlechter gestellt ist, als würden alle Mitarbeiter ihr Wissen teilen. Viele Mitarbeiter glauben zunächst, sich durch das Teilen von Wissen ersetzbar zu machen. Thoen hält dem entgegen, dass man sich im Informationszeitalter mit dem Teilen von Wissen eher einen Status als Guru etablieren kann.

Mangel an Personal und Innovation

Vielen Redaktionen mangelt es an Personal und Kapital: "Unser Wissensmanagement findet im Kopf eines jeden Einzelnen statt", "Unser Verlag hat nicht mal Geld für eine ordentliche Website", "Wir haben jetzt schon zu wenig Kapazitäten" waren häufig entgegnete Aussagen bei der Befragung.

Keine der untersuchten Redaktionen hatte Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe das Koordinieren von Wissen ist. Der "Knowledge Desk" ist also in deutschen Redaktionen noch inexistent. Dabei war es vollkommen irrelevant, wie groß die Redaktion war. Wikis sind relativ regelmäßig über deutsche Redaktionen - von groß bis klein - verteilt.

Ein Problem ist eher die Kommunikation: Selbst wenn Wikis in der Redaktion existierten, wussten manche Redakteure nicht einmal davon. In manchen Häusern wird das Wiki auch nur zur Verwaltung von Dokumenten und Abläufen genutzt oder liegt brach. In Redaktionen ohne redaktionelles Wiki war zu beobachten, dass oftmals aber die Finanz- oder IT-Abteilung (bzw. EDV) ein Wiki nutzt. Ein Austausch über die Möglichkeiten dieses Tools findet allerdings nicht statt, weil IT und Redaktion oft nebeneinanderher arbeiten. Diese Trennung von Redaktion und Technik ist auch noch heute symptomatisch für (Online-)Redaktionen.

Nutzung hauptsächlich in der Onlineredaktion

Nur knapp fünf Prozent aller Wiki nutzenden Redaktionen arbeiten im Print. Dagegen werden mehr als 60 Prozent der Wikis ausschließlich in Onlineredaktionen verwendet, fast 30 Prozent kombiniert in Print- und Onlineredaktion. Als Grund für diese Korrelation kann die thematische Nähe der Onlineredakteure zu sozialen Softwaresystemen oder einer größeren Offenheit gegenüber neuartigen technischen Werkzeugen, gesehen werden.

 

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